VAKmensen

Bestuur

De Coöperatie De VAK, centrum voor de kunsten Delft, U.A. is een vereniging waarvan alle docenten lid zijn. Het geheel wordt geleid door de directeur samen met een klein team aan medewerkers. Beleidsontwikkeling vindt plaats door het bestuur van de coöperatie in samenspraak met de directie. U kunt het bestuur bereiken op     bestuur@vak-delft.nl of voorzitter.vak@gmail.com 

Het bestuur bestaat uit 7 personen, waarvan 2 docenten. De overige vijf leden hebben uiteenlopende achtergrond. Vergaderingen van het Bestuur vinden éénmaal per maand plaats. Het Bestuur heeft een belangrijk deel van haar bevoegdheden gedelegeerd aan de (uitvoerend) directeur. Het bestuur bestaat uit deze leden:

  Geboren Woonplaats Huidige functie Ervaring bestuurlijk en toezicht
Frans de Jong 1954 Pijnacker Eigen bureau Bankwezen
Lisa van der Hoeven 1993 Delft Docent VAK Theater Kunst- en cultuureducatie
Marc Wielart 1990 Den Haag Docent VAK Muziek Muziek- en cultuureducatie
Kees Noort 1951 Delft Eigen bureau Maatschappelijke zorg en wonen
Mechteld Oosterholt 1976 Delft Gemeente Rotterdam Filmhuis Mooiweerspelen
Peter Laskewitz 1963 Delft Eigen bureau Beleidsonderzoek
Suzan Bos
1966 Nootdorp Eigen bureau Organisatiemanagement


De VAK 2019 en Corona

De VAK legt primair verantwoording af aan haar leden. Die leden zijn vertegenwoordigd in de Algemene Leden Vergadering. Zij verantwoordt tevens aan de Gemeente Delft in het kader van subsidieverstrekking. 

Bestuur en Directie van De VAK zien 2019 als een overgangsjaar. In 2020 zal veel worden geoogst wat eerder is gezaaid. De Corona, de lock-down en maatregelen voor de 1,5 meter samenleving hebben begin 2020 voortgang en processen stilgelegd en soms ingrijpend veranderd. Medio 2020 de draad weer opgepakt en hebben we onze cursisten in OPEN weer kunnen begroeten. We hebben in deze periode gebruik gemaakt van digitale lesomgeving. De ervaringen gaan we meenemen naar de toekomst. Dat digitale kan onze fysieke lessen verrijken en een extra ondersteuning zijn. Onderstaande tekst is een samenvatting van het jaarverslag 2019.

Veel van dit verslag krijgt een vervolg in 2020. Corona heeft mogelijk, nog niet zichtbare, consequenties voor de exploitatie van De VAK. Wij kunnen op dit moment nog niet voorzien wat het effect zal zijn op de aanmeldingen voor lessen en cursussen voor het cursusjaar. Dat zal de komende maanden duidelijk worden.

JAARVERSLAG 2019

In 2019 hebben directie en bestuur veel aandacht gegeven aan de samenwerking met DOK, het eigenaarschap van OPEN en heldere afspraken over het huurcontract met een passende governance structuur. We hebben in 2019 een meerjaren beleidsplan vastgesteld waarin we onze toegevoegde waarde voor het culturele klimaat in de stad  benoemen. In 2019 is geëvalueerd hoe De VAK functioneert als coöperatie. De ontwikkeling van empowerment bij de leden is geagendeerd. Wat verwachten we binnen De VAK van elkaar bij het z.g. “halen en brengen”?

De VAK is een organisatie waar niet alleen de commerciële krenten uit de pap worden gevist. In 2019 was er een breed cursusaanbod en er waren veel projecten in de stad met muziek, dans, theater en creatieve vormgeving. De VAK heeft zichtbaar gemaakt dat zij als podium voor de stad functioneert. Met onze 100 docenten, 4 medewerkers en vele vrijwilligers is veel werk verzet.

De Algemene Leden Vergadering

De ledenvergadering is het hoogste orgaan van De VAK. In 2019 zijn de leden tweemaal bijeen geweest. Aan de orde kwamen het bestuursvoorstel voor de contributie en de fee 2019-2020 (de leden betalen aan De VAK een deel van hun uurtarief als fee voor de faciliteiten huisvesting,marketing,financiële- en cursistenadministratie) Daarnaast besprak de ledenvergadering de algemene gang van zaken in het gebouw OPEN, het huurcontract met DOK, de kostenverdeling met DOK, de verhouding tussen DOK en de VAK en de zelfwerkzaamheid van de leden. De ALV besloot over het meerjaren beleidsplan, de begroting 2020 en de noodzakelijke versterking van de staf. In de leden vergadering was meningsvorming over wat de leden bijdragen aan de VAK. Na discussie is gekozen voor het z.g. ABC model waar leden worden aangesproken op hun toegevoegde waarde en de principes van aandeelhouderschap.

Meerjaren beleidsplan, toekomstschets

Het meerjaren beleidsplan geeft De VAK een kader voor beslissingen over het verdienmodel, zichtbaarheid, aanspreekbaarheid, bereikbaarhed en decentraal cursusaanbod. Het beleidsplan benoemt de doelgroepen, het aanbod aan cursussen, samenhang binnen De VAk en huisvesting. De VAK biedt een breedteaanbod (talent ontdekken en plezier hebben) en een diepte aanbod (talent komt tot wasdom tot meesterschap) Het beleidsplan moet bijdragen aan leefbaarheid in de stad.

Doelgroepen

Het cursusaanbod van De VAK moet aansluiten bij wat leeft in de stad. Het is ons gelukt in 2019 om cursisten vanuit de Westvest mee te nemen naar OPEN. Wij zien dat onze cursisten plezier beleven aan samen zingen, musiceren, schilderen, dansen of schrijven. In 2019 waren dat er 3500. De helft van de cursisten van de VAK zijn kinderen. De andere helft van onze cursisten zijn pubers, jong volwassenen, 50 plussers en senioren. Een groeiend aantal cursisten is de groep senioren. Zij vinden het inspirerend om te blijven leren. Zij zijn nieuwsgiering naar drama, schrijven, kunstgeschiedenis, keramiek of schilderen. De VAK ziet voor deze doelgroep mogelijkheden om cursussen te volgen op de ochtend en middag.

Programmering OPEN

Als je OPEN binnenkomt, voelt het goed. Het ziet er gezellig uit en er is veel beweging en gedoe. Een resultaat om trots op te zijn, niet alleen vanwege de grote energie die de docenten laten zien met hun cursus aanbod maar ook omdat er veel te kiezen is. OPEN moet méér zijn dan de optelsom van DOK en De VAK of een “kamertjesverhuur-bedrijf”. De uitrol van een gemeenschappelijk programma in kunst en cultuur voor de hele stad is er nog niet, dat wordt gemist. Als het aan de VAK ligt zal OPEN uitgroeien tot een multifunctioneel centrum met een duidelijk profiel en een eigen programma waar altijd wat te doen is.

Perspectief in de samenwerking DOK en De VAK

DOK en de VAK zijn twee totaal verschillende bedrijven. Toch wonen we samen. De verschillen in het verdienmodel zijn duidelijk maar dat hoeft geen reden te zijn om niet te zoeken naar gezamenlijke meerwaarde voor de stad. Onder leiding van een onafhankelijke voorzitter is de zogenaamde ‘Club van 6” gestart. Opdracht was voorstellen uitwerken voor het huurcontact, de gezamenlijke programmering en aansturing van OPEN. De “Club van 6” kwam in de zomer met haar rapportage. Op basis van de bevindingen is opnieuw gestart met het opstellen van een huurovereenkomst. De huurovereenkomst in juli 2020 getekend. Er wordt  in juli 2020 nog gewerkt aan een dienstverleningsovereenkomst, een governance structuur, het eigenaarschap, een passende beheerstructuur en voldoende ruimte voor het verdienmodel van De VAK in OPEN.

Groeicapaciteit de VAK

De VAK draagt actief bij aan een levendig en bruisend kunstklimaat in de stad en ondersteunt een netwerk in het amateurveld. De groeicapaciteit van De VAK is beperkt op de drukke dagen dinsdag, woensdag en donderdag. De VAK heeft op die momenten een structureel tekort aan vierkante meters. Overdag en op de andere dagen is er ruimte genoeg. De docenten zullen nieuwe cursussen voornamelijk plannen aan de randen van de week en overdag. Vooral voor senioren wordt gezocht in dagcursussen en korte workshops. Voor de piekmomenten wordt in 2020 gekeken of we buiten OPEN extra lessen kunnen verzorgen.

Overleg met gemeente Delft en de Gemeenteraad

De directie en bestuur hadden in 2019 overleg met de wethouder en met ambtenaren. Gesproken is over de samenwerking binnen OPEN, activiteit in de wijken, de ontwikkelingen binnen De VAK en de mate waarin de VAK haar ambities kan financieren. De VAK ziet kansen voor een stevige ontwikkeling in OPEN. Het bestuur van de VAK heeft in 2019 de fracties in de gemeenteraad geïnformeerd over het nieuwe beleidsplan. Zowel met de fracties als met de wethouder is gesproken over financiering van De VAK.

Lessen en cursussen

Het gaat goed met De VAK. Het aantal docent-uren is bijna niet gewijzigd. 15.831 uur in seizoen 2017-2018 en 15.664 uur in 2018-2019. Een kleine dip is zichtbaar bij de discipline muziek. Dat heeft te maken met een kleiner aantal muzieklokalen in OPEN dan in de Westvest. Alle andere disciplines zijn gegroeid. Muziek is nog steeds verreweg de grootste discipline gevolgd door beeldend. Wij zien bij dans een stevige groei. Deze groei zit vooral op body en mind. In dit pakket zit o.a. bewegen voor ouderen, tai-chi en qi-gong. We blijven inzetten op multidisciplinaire cursussen voor kinderen zoals de korte kennismakingscursussen 5x5 en 4x4.

Presentaties en projecten

Presenteren is een belangrijk aspect bij lessen in kunst. Je danst, schildert, musiceert of schrijft ten slotte ook om het te laten zien of horen. In 2019 waren er diverse presentaties. Daarmee is De VAK een podium voor talenten die bijdragen aan een levendig Delft. Bijzonder noemenswaardig is de voorstelling na afloop van dodenherdenking: Theater na de Dam. Verhalen en ervaringen van ouderen vormden de basis voor een theatrale verwerking door kinderen en jongeren: hoe is het om als kind, puber te moeten opgroeien in een bezet en onvrij land? De voorstelling werd buiten gespeeld, wat alles nog specialer maakte. 2019 was het jaar van de Gouden Eeuw. Noemenswaardig was de grote dansvoorstelling in theater de Veste. In totaal dansten 350 leerlingen van De VAK in de voorstelling “Goud”. Met cursisten van De VAK en amateurs werd de succesvolle voorstelling "Rijk” gemaakt. Iedere derde dinsdag gaf de VAK in 2019 een lunchpauzeconcert in OPEN. De samenwerking met de dienst “boodschappen en uitjes” mag niet ongenoemd blijven. Bij elk concert halen vrijwilligers van deze dienst mensen op die slecht ter been zijn.

Club Delft

Met de website ClubDelft probeert de VAK het amateurveld en de amateurvereningingen te faciliteren. De website Club Delft is in 2019 onderhouden en bijgewerkt. Voor 2020 wordt bekeken hoe de ontwikkeling rond www.tedoen.delft samenkomt met de toekomst van Club Delft.

Cultuurankers

Samen met stichting Delfts Peil en stichting Can-I-Dream is De VAK betrokken bij cultuurankers in Buitenhof en Voorhof. (Delfia en Abtswoude) Het doel is te komen tot een laagdrempelige culturele voorziening in de wijk. De VAK beschouwt dit als een aanvulling op cultuur in de wijken zoals die nu al functioneert in de Tanthof in De Hofstee. Daar geeft De VAK verschillende cursussen en lessen.

Bestuur de VAK

Het bestuur van De VAK wordt benoemd door de leden (zie hierboven de samenstelling van het bestuur). Het bestuur bestaat ultimo 2019 uit zeven leden. Het bestuur beschouwt zich als een meewerkend bestuur die praktische uitwerkingen binnen de organisatie oppakt maar wel onder de regie van de directeur. Het bestuur ziet dat in 2019 (te) veel tijd is besteed aan de gesprekken met DOK over OPEN. Die aandacht, tijd en energie kan niet aan de inhoudelijke ontwikkeling van de coöperatie worden besteed. In 2019 hadden 2 bestuursleden zitting in de club van 6, één bestuurslid was opsteller van het meerjarenbeleidsplan, een ander bestuurslid deed de voorselectie van de vertrouwenspersoon. Het bestuur is een vrijwilligersbestuur.

Bestuursvergaderingen 2019

In de bestuursvergadering wordt het bestuur, veelal mondeling, geïnformeerd door de directeur. Zoals eerder gesteld was de samenwerking met DOK een belangrijk aandachtspunt. Geagendeerd zijn de rol van de ledenvergadering, empowerment van de leden, het eigenaarschap in OPEN, het meerjarenbeleidsplan, de organisatiestructuur de VAK en de beheerstructuur in OPEN. Ook is er regelmatig gesproken over de rol die docenten voor zichzelf zien in de Coöperatie. Daarnaast was er aandacht voor de tevredenheid van docenten en cursisten over De VAK. De directeur informeerde het bestuur over de (financiële) voortgang, over de bezetting van studio’s en bijzondere projecten. Er is gesproken over sociale veiligheid, procedures en de meerwaarde van de ingestelde commissies. Er is een vertrouwens persoon aangesteld. Er is in 2019 éénmaal vergaderd buiten de aanwezigheid van de directeur over de prestatieafspraken met de directeur. 

Directie en staf

In 2019 is er een aantal kleine aanpassing geweest in de staf t.b.v. de verdere opbouw van een financiële en cursisten-administratie. In september is een financieel medewerker aangesteld. De functie van algemeen coördinator die voorzag in aansturing op de coördinatoren van de secties (beeldend, muziek, dans, theater, body en mind en schrijven) is komen te vervallen. Deze rol is overgenomen door de directeur. Iedere sectie heeft een parttime coördinator die zich richt op kwaliteitsbewaking en samenhang binnen de eigen sectie. In de zomer 2019 is de medewerker marketing encommunicatie met langdurig ziekte verlof gegaan. Het ontstane gat is ingevuld door het inhuren van de voormalige medewerker die Marketing al tot 2018 deed. 

Personele organisatie ultimo 2019

functie

uur/wk

fte

dienst of ZZP

directie

22

0,61

ZZP

financiële administratie

36

1,0

dienst

coördinatie inhoudelijk

33

0,92

ZZP

marketing en communicatie

32

0,89

dienst

sponsoring en fondsenwerving

8

0,22

ZZP

klantenservice en backoffice

28,8

0,80

dienst

totaal

159,8

4,17

 

Slagkracht organisatie VAK

De organisatie van de VAK is uiterst klein. De slagkracht van directie en staf wordt in 2019 gekenmerkt als kwetsbaar. Er moet heel veel gebeuren met weinig mensen. Het aantal fte is te gering om de ambities voor de komende jaren waar te maken. De sturing van de organisatie wordt pragmatisch aangepakt. De organisatie is mean en lean. Het zelf-organiserend vermogen onder de docenten is in 2019 wel sterk gegroeid, maar als geheel nog niet voldoende. Er is in 2019 weinig tijd besteed aan coaching en scholing.

Tevredenheid cursisten en docenten

Bestuur en directie vinden het van belang om regelmatig te toetsen hoe de tevredenheid is van docenten/leden en cursisten. In 2019 is het niet gelukt hiervoor een goede methode te vinden. Het bestuur ziet wel discussies die leven binnen de leden op ons interne basecamp. Hier spelen discussies over openingstijden, temperatuur, luchtvochtigheid binnen gebouw OPEN, schoonmaak en parkeerfaciliteiten. Deze discussies komen terug in de ALV.
Tevredenheid van cursisten en leerlingen wordt nog niet systematisch gemeten al merken we wel dat onze periodiek digitale nieuwsbrief positieve reacties oplevert. Monitoring middels een enquête staat voor 2020 op het programma.

Resultaat en Financiën 

Inmiddels is De VAK gegroeid tot een coöperatie met 100 docenten. Aandachtspunt in de financiële opstellingen is altijd dat De VAK werkt met een cursusjaar (augustus-augustus) en een boekjaar (januari-januari). Het totaal aan inkomsten door cursusgelden stijgt in cursusjaar 2018-2019 tot ruim 1 miljoen (ex BTW). In de begroting 2019 is rekening gehouden met een totale fee van de leden van € 225.000. De fee die docenten afdragen is niet voldoende om alle huisvesting- en organisatiekosten te betalen. De tekorten die de afgelopen jaren ontstonden zijn gefinancierd met een gemeentelijke prestatie subsidie. Die prestatiesubsidie is echter onvoldoende om alle tekorten te dekken. Daarom put De VAK uit een transitiebudget die de gemeente bij de verzelfstandiging van De VAK heeft meegegeven. Eind 2019 is dit transitiebudget op. De VAK heeft dan alleen nog een reservepot van €159.000.

Voor 2020 heeft De VAK ook een prestatie subsidie gekregen. De gemeente heeft voor 2020 een prestatiesubsidie van €585.000 verleend (en €304.000 huisvestingsubsidie). Dat bedrag sluit echter niet aan op de ingediende begroting van 2020. Voor 2020 dreigt voor De VAK een tekort van € 172.000. In ieder geval zal de reservepot worden aangesproken. In de programma-kosten van 2020 is flink geschrapt. Omdat de maatregelen om kosten te besparen feitelijk al volledig zijn uitgeput, komt de continuïteit van De VAK in 2021 ernstig in gevaar. Hierover wordt intensief overleg gepleegd met de gemeente. De VAK rekent erop dat extra gelden beschikbaar zullen komen.
 
juli 2020